存證信函主要目的在於，明確告訴對方自己想要表達的意思，或是備作證據用等。例如，房客已經積欠兩個月的房租，房東就可以以存證信函的方式催告對方給付房租，否則立即終止租賃契約，若自契約終止之翌日起房客還賴著不走，房東可以向法院提起「請求返還租賃物（房子）」之訴，此時存證信函就可以作為證據－表示你與房客間根本就已經沒有租賃關係，所以房客是無權佔有你的房子。
‧存證信函用於何時呢？
一、用於法律程序（民事訴訟或刑事訴訟）之前，作為對簿公堂時的證據。
二、在為正式的行為或意思表示時（例如，對方違反契約規定，你想像對方表示終止 契約時…），也可以存證信函方式表達自己的意思，因存證信函係以雙掛號，郵局在對方收到時會作有紀錄，以免日後對方反口說沒有收到，滋生糾紛。
存證信函一定要使用郵局所印製的用紙，或者是「其他同格式紙張」書寫。但是書寫時仍需注意下列幾點事項：
一、信內寄件人與收件人之住址必須與信封上的相同。
二、若有附件，限與存證信函有關之文件。
三、如果內容文字有塗改增修者，應於欄外註明訂正／刪除／插入何字，並且要註明字數，並在修改地方加蓋寄件人的印章。
四、存證信函應由寄件人以書寫、複寫、打字或影印，製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉，若收件人二人以上，依增加之人數，再增加副本，例如甲要發存證信函給乙和丙，則此時共要四份（寄件人甲、收件人乙和丙及郵局）。
五、存證信函內容務必將人、事、時、地、物及訴求幾個要件寫清楚，勿模糊不清。
六、最後寄件人需在第一張寄件人姓名下面蓋章（或簽名，若存證信函二張以上，建議寄件人蓋騎縫章，以防他人抽頁或竄改。
完成存證信函書寫後，可以用成檔案寄給對方嗎？當然不行的，唯有交由郵局寄才算是存證信函，故寄件人只有透過郵局送達對方一途。
綜上所述，存證信函具有證據功能，且能讓當事人雙方謹慎處理之間的相關事宜，故普遍被民眾使用，所以民眾應該多了解存證信函的書寫方法，以保障自己的權利。
